Question 1

¿Quién es responsable jurídicamente si la IA dice algo incorrecto a un residente?

Accepted Answer

El anfitrión (vosotros) responde por las comunicaciones que salen de vuestro número de WhatsApp, igual que si lo dijera un miembro nuevo del equipo. Por eso el sistema tiene tres capas: (1) la IA responde ANCLADA a vuestro manual y a vuestras FAQ aprobadas, que se le inyectan aparte y con prioridad, y tiene orden explícita de no inventarse una norma ni un dato; (2) si una pregunta no está cubierta, lo dice y escala en vez de improvisar; (3) ante salud, convivencia, dinero, prensa o cualquier tema legal deja de improvisar: acusa recibo y os pasa el caso al móvil. Y vosotros mantenéis el control: veis cada respuesta, podéis corregirla, pausar la IA o tomar el mando de la conversación cuando queráis.

Question 2

¿Cumplís RGPD y LOPD? ¿Dónde se guardan los datos?

Accepted Answer

Los datos se guardan en la UE (Irlanda) y las funciones se ejecutan en Dublín, junto a la base de datos. El modelo de IA se ejecuta en EE. UU.: la transferencia se ampara en las Cláusulas Contractuales Tipo y su proveedor NO entrena con vuestros datos. Cada centro está aislado: cada dato lleva la marca de su cuenta y toda consulta se filtra por ella; donde el navegador manda un identificador, comprobamos que sea vuestro y, si no lo es, se rechaza. Tenemos un verificador que intenta cruzar dos centros a propósito y tiene que fallar: lo pasamos antes de cada entrega. Firmamos DPA. Supresión y rectificación por residente, desde el panel y en el momento; para acceso y portabilidad os exportamos el histórico del centro en CSV/JSON.

Question 3

¿Usáis nuestros datos para entrenar modelos de IA?

Accepted Answer

NO. Los mensajes se procesan en la API del proveedor del modelo (amparada en Cláusulas Contractuales Tipo) y NO se usan para entrenar ningún modelo — ni por su proveedor ni por nosotros. No se venden, no se comparten y no van a ningún otro sitio. Nosotros sí analizamos las conversaciones para mejorar Bedel, pero sólo buscando PATRONES (qué se pregunta mucho, qué falla) y tras borrar del texto teléfonos, habitaciones y los nombres reales de vuestra gente. Y toda conversación que haya generado una escalación (crisis, denuncia, salud, convivencia) queda EXCLUIDA de ese análisis para siempre.

Question 4

¿Pueden banearnos el WhatsApp por usar esto?

Accepted Answer

No. Usamos la WhatsApp Business Cloud API OFICIAL de Meta — la única vía soportada y la que usa cualquier solución profesional. A diferencia de los métodos no oficiales (whatsapp-web, baileys…), que sí provocan baneos permanentes, la API oficial no tiene ese riesgo. Además, cada mensaje entrante se verifica criptográficamente (firma X-Hub-Signature-256) para garantizar que viene de Meta y no de un impostor.

Question 5

El filtro o antivirus de nuestro colegio bloquea o deforma la web. ¿Es normal?

Accepted Answer

Sí, y no es un fallo de Bedel ni de vuestro equipo: los filtros de red y antivirus (Sophos, Fortinet…) clasifican cada web por su contenido, y con un dominio nuevo que aún no tienen fichado van por lo automático. Como bedel.es describe el canal de denuncias que exige la Ley 3/2022, algún filtro puede interpretarlo mal y bloquear la web o cortarle los estilos (se ve «en crudo») por precaución. Para confirmarlo en 30 segundos: abrid bedel.es desde la pantalla de un móvil con datos (4G), no desde el portátil del colegio — se verá perfecta. La solución es que vuestra informática permita el dominio bedel.es en el filtro/antivirus, incluida la consola que gestiona los portátiles y no sólo el wifi (el antivirus del portátil filtra vaya donde vaya, también con 4G); es un cambio de dos minutos. Nosotros, en paralelo, tenemos el dominio en proceso de clasificación como sitio de empresa en las principales listas para que no vuelva a pasar en ningún sitio.

Question 6

¿Y si un residente está en crisis o emergencia?

Accepted Answer

Primero, lo importante: Bedel no vigila a nadie ni sabe nada que no le hayan escrito. Sólo lee el mensaje que llega. Cuando ese mensaje contiene señales inequívocas de riesgo grave —una crisis de salud, una lesión seria, fuego o gas— lo clasifica como tal un código determinista, no el juicio del modelo. Las ambiguas («no puedo más») las juzga una segunda capa de IA mirando el contexto, para no disparar una alarma de emergencia por una gotera. Cuando salta, la IA deja de improvisar: manda un texto FIJO, escrito por nosotros, con los teléfonos oficiales de emergencia (112 · 024 · 016), y el aviso sale DENTRO DEL MISMO MENSAJE, no en un proceso posterior, al móvil de Dirección, Recepción y Seguridad, con reintento, más un email. Si no llegara a ningún teléfono, el bot no le miente al colegial: se lo dice y le da el 112. La IA jamás intenta hacer terapia ni minimizar. Y lo decimos claro: Bedel no sale a buscar nada. Si el colegial no lo escribe, para el sistema no existe — no hay cámaras, ni sensores, ni nadie mirando. Por eso vuestros protocolos y el 112 siguen siendo la vía principal, y Bedel lo dice en el propio mensaje.

Question 7

¿Tenéis el canal de denuncias que exige la Ley 3/2022?

Accepted Answer

Sí. Cada centro tiene su enlace propio a un buzón confidencial donde un colegial puede comunicar cualquier problema de convivencia, de forma anónima si quiere. Las situaciones más graves se marcan URGENTES solas. El cuerpo se guarda cifrado (AES-256-GCM) con la clave fuera de la base de datos, y cada acceso queda registrado con usuario, IP y hora. El aviso sale a Dirección por WhatsApp y por email, SIN contenido: para leerlo hay que entrar al panel, y ahí queda la huella. El plazo de conservación lo fijáis vosotros (1 a 10 años) y el sistema la destruye sola. Esto es el CANAL que la Ley 3/2022 os exige tener; el protocolo y la comisión de convivencia siguen siendo vuestros — nosotros os damos la pieza que os falta, y la trazabilidad.

Question 8

¿Cómo gestiona las averías e incidencias?

Accepted Answer

Un colegial reporta por WhatsApp («se ha roto la ducha de la 204», con una foto si hace falta) y la IA crea el ticket, lo clasifica y lo asigna sola al rol que le toca. Si no es urgente, se avisa a UN solo móvil (rotación por turnos de reparto), no al grupo entero. Si es urgente, se avisa a todos — y al primero que pulsa «Acepto» se la queda: a los demás el bot les dice «ya va Fulano, no hace falta que subas». El técnico acepta, dice cuándo irá («paso el jueves»), avisa si va a tardar, habla con el colegial sin darle su número y cierra con FOTO del arreglo, todo desde su WhatsApp. Y ojo con lo que un técnico NO puede hacer solo: cerrar una avería diciendo «no procede». Eso lo valida Dirección desde su móvil. Cada mañana el sistema repasa lo que sigue abierto, avisa de lo que está a punto de vencer y escala lo que ha vencido.

Question 9

¿Y si un padre pregunta por su hijo mayor de edad?

Accepted Answer

No le damos nada. Y no lo decidimos nosotros por él: se lo preguntamos AL COLEGIAL. Le llega un WhatsApp con dos botones —«✅ Sí, autorizo» / «❌ No le conozco»— y hasta que él diga que sí, a su madre ni siquiera le confirmamos que vive aquí (confirmarlo ya sería un dato). Si no tiene WhatsApp o no contesta en 24 h, el caso pasa a vuestro equipo y lo decidís vosotros a mano. Y aunque el familiar quede autorizado, hay cosas que sigue sin poder hacer: no ve los paquetes de su hijo, no le da de baja del comedor y no toca su ficha — eso está cerrado POR CÓDIGO al propio colegial. Esto cubre LOPD y vuestra responsabilidad institucional.

Question 10

¿Pueden los residentes pedir el borrado de sus datos? (derecho al olvido)

Accepted Answer

Sí, y no es un borrado de mentira. Se hace EN EL MOMENTO desde el panel, no en el plazo legal: se borran de verdad sus mensajes, sus conversaciones y su teléfono —también los de antes de darle de alta, que se localizan por número—, más comedor, limpieza, alérgenos, casillero, presencia y contactos de familia. Las incidencias NO se destruyen (son la historia de mantenimiento de la casa): se ANONIMIZAN, tachando su nombre y su número del texto. Y queda constancia de qué se borró y cuándo, que es justo lo que os va a pedir la AEPD. Si algo no se pudiera borrar, no fingimos que sí: el borrado se aborta y os lo decimos. Lo ejecuta vuestro equipo desde el panel, no hay autoservicio para el colegial.

Question 11

¿La IA puede responder al rector, al gestor o a un proveedor por error?

Accepted Answer

La IA responde a cualquiera que escriba a vuestro número — igual que haría vuestra recepción. No hay listas blancas ni hay que dar de alta a nadie: si un proveedor escribe, se le atiende. Lo que NO hace es dar datos personales de un colegial a quien no sea él (eso os lo escala), ni decidir sobre dinero, normas o excepciones: eso os lo pasa a vosotros. Y si un número os molesta, lo silenciáis desde el panel y la IA deja de contestarle.

Question 12

¿En cuántos idiomas atiende?

Accepted Answer

La IA reconoce el idioma del último mensaje y contesta en él, usando vuestro manual. Lo tenemos probado en español, inglés, francés, italiano, alemán y portugués; el modelo maneja bastantes más, pero sólo os prometemos lo que hemos probado. Mientras contesta la IA, cada uno recibe su idioma y vosotros leéis siempre español. Si tomáis el mando de una conversación, escribís vosotros directamente — ahí no traducimos.

Question 13

¿Pueden los residentes saber que es una IA?

Accepted Answer

Si preguntan «¿eres un bot?», la IA lo dice: tiene prohibido mentir sobre eso. En el resto de mensajes contesta con naturalidad. Y os avisamos de una cosa que os va a preguntar vuestro asesor: el art. 50 del AI Act europeo pide informar de forma PROACTIVA de que se interactúa con un sistema de IA, no sólo si preguntan. Por eso os recomendamos anunciarlo cuando deis el número a los colegiales, y no damos el cumplimiento por hecho sólo con que el bot conteste la verdad si le preguntan.

Question 14

¿Se adapta al tono de cada casa? No es lo mismo un colegio mayor que un coliving

Accepted Answer

No, y por eso el tono se elige. En el modo "Colegio Mayor" la IA usa un registro institucional y respetuoso: le contáis vuestras tradiciones — beca colegial, vela de exámenes, claustro, imposición de becas — y las respeta al pie de la letra, sin coloquialismos ni emojis fuera de lugar. En una residencia de estudiantes o un coliving el registro es más cercano y directo, que es como habla su gente. Lo elegís vosotros y se cambia cuando queráis.

Question 15

¿Es complicado de montar? ¿Quién lo configura?

Accepted Answer

Lo montamos nosotros CON vosotros: cargamos vuestro manual, definimos roles y categorías y conectamos el WhatsApp, en una sesión guiada. Pero después NO dependéis de nosotros para el día a día, que es donde esto se rompe siempre. En el panel hay un chat donde escribís en cristiano —«las averías de noche que las lleve el conserje», «Pepe se va del 1 al 15 de agosto», «la cena es de 20:30 a 21:45»— y os enseña exactamente lo que va a cambiar ANTES de guardarlo. Si le falta el teléfono de alguien, os lo dice y NO lo guarda: sin móvil, ese aviso no llegaría a ningún sitio. Y un semáforo os avisa de la falsa cobertura — el puesto que se pinta cubierto pero detrás del cual no hay un móvil de verdad.

Question 16

¿Cómo se empieza y qué riesgo tenemos?

Accepted Answer

Se empieza por una casa, sin permanencia: la puesta en marcha es una cuota y, si en los primeros 60 días no os funciona, devolvemos las cuotas y os lleváis todos los datos. Y antes de soltarla con 200 colegiales, la podéis rodar entera en el sandbox: el MISMO motor que en producción —crea tickets de verdad, avisa al rol que toca, el técnico recibe su tarjeta con botones, acepta, pone fecha y cierra— pero sin mandar un solo WhatsApp real.

Question 17

El fin de semana no hay plantilla. ¿Mi gobernanta va a tener el móvil pitando un domingo?

Accepted Answer

No, si no queréis. Encendéis el modo fin de semana y elegís la ventana (por ejemplo, viernes 20:00 → lunes 08:00). Durante ese rato, los avisos que AGUANTAN no salen: el ticket se crea igual, el colegial recibe su código y una frase honesta — «queda anotado y no se pierde: el equipo lo verá el lunes a las 8:00; si no puede esperar, dímelo y aviso YA a quien esté». El lunes, a cada uno le llega SU lista, no la de todos: al de Mantenimiento sus averías, a la gobernanta sus limpiezas, y a Dirección la foto de conjunto. Lo GRAVE rompe el silencio igual que un martes: una fuga, olor a gas, el ascensor, quedarse fuera del cuarto. Y una crisis ni siquiera pasa por ahí. Viene apagado de fábrica: lo encendéis vosotros.

Question 18

¿Cómo cancelamos?

Accepted Answer

Aviso por email — sin formularios ni "déjanos retenerte". Os exportamos todos los datos en JSON/CSV y los borramos. Si os queréis ir, lo único que pedimos es saber por qué, para mejorar.

El WhatsApp de vuestra casa,vuestro colegio mayor,vuestra residencia,vuestro coliving,vuestro PBSA, atendido.

Una incidencia no debería generar 4 visitas a recepción. Bedel convierte la caja negra en una caja transparente.

La caja negra

La caja transparente

Dos centros ya viven así. Un colegio mayor en Madrid y una residencia en Valencia.

Colegio Mayor Universitario de San Pablo

Residencia Universitaria Anunciata

Lo que os quita el sueño, medido. Dos centros, 19 días.

Gana el residente. Gana el equipo. Gana el centro.

Avisa una vez. Y sabe en todo momento cómo va lo suyo.

Más tiempo para lo importante. Lo repetido ya va solo.

Lo que no se mide no mejora. Cada mes, sus KPIs y un informe que dice qué cambiar.

Seis cosas que pasan desde el primer día.

Es el número de la residencia.

Contesta con vuestra normativa.

Cocina sabe quién no viene.

El libro de averías, relleno solo.

Septiembre sin contestar lo mismo.

Quién coge cada aviso y cuánto tarda.

Todo el centro, en un panel. Cada conversación, cada avería, cada residente y cada mes, en el mismo sitio.

¿Hablamos 30 minutos?